Projektvorschlag

Beschreibung V-Modell: Projektvorschlag

Zweck des Projektvorschlags ist die systematische Darstellung der Informationen und Daten, die deutlich machen, dass die Durchführung eines Projektes etwa zur Erstellung eines Produktes beziehungsweise Systems oder zur Verbesserung von Prozessen notwendig, rentabel und nutzbringend ist.

Der Projektleiter Dr. Odysseus wendet sich an den „Erfinder“ des Projektes, Herrn Apollon. Im Zuge seiner Dissertation hat der an der TU München beschäftigte Mitarbeiter Herr Apollon eine Erfindung gemacht, die er als Marke eintragen lassen möchte. Von Kollegen weiß Herr Apollon, dass ein solches Vorhaben schwer in die Tat umzusetzen ist. Diesen Sachverhalt beschreiben die beiden gemeinsam.

Projektvorschlag: Ausgangslage

Wenn sich ein Mitarbeiter der TU München mit einer Idee für eine Marke oder ein Patent direkt an das Deutsche Patent- und Markenamt wendet, dann wird die Marke oder das Patent nur unter seinem Namen eingetragen. Dies widerspricht aber dem Vertrag, der bei Einstellung an der TU München zu unterzeichnen ist. Dieser besagt, dass alle Arbeitsergebnisse der TU München „gehören“ und nur unter beider Namen, Mitarbeiter und Universität, veröffentlicht werden dürfen. Andererseits kann ein Mitarbeiter aber nicht allein beim Deutschen Patent- und Markenamt eine Marke oder ein Patent unter beider Namen eintragen lassen. Dazu braucht er den zuständigen Verantwortlichen der Universität, Herrn Dipl. Ing. Platon.

Aus diesem Sachverhalt heraus scheint es sinnvoll, eine eigene Administration innerhalb der Hochschule einzurichten, die allen Mitgliedern der Universität die Beantragung von Marken und Patenten erleichtert.

Die Argumente dafür lauten, dass viele Mitarbeiter den Versuch einer Eintragung auf Grund des hohen Aufwandes gar nicht erst unternähmen. Dies kann aber nicht im Interesse der TU München sein, da viele Eintragungen das Ansehen einer Hochschule heben. Darüber hinaus ist die Einsparung von Kosten durch ein vorgestelltes, hochschulinternes Prüfverfahren. Einzig aussichtsreiche Kandidaten würden an das Deutsche Patent- und Markenamt weitergeleitet und finanziert.

Neben einer hochschuleigenen Verwaltungsabteilung wird zur Verwirklichung der Idee – Mitarbeitern die Beantragung von Marken und Patenten zu erleichtern – noch ein technisches System benötigt. Herr Apollon als zukünftiger Anwender weiß, was dieses System können sollte, doch er kennt sich nicht mit der Umsetzung seiner Wünsche auf Softwareebene aus.

Deswegen holt Dr. Odysseus den Kollegen Herrn Sokrates hinzu und erklärt ihm die Lage. Herr Sokrates schlägt die Erstellung eines Informationssystems für Marken- und Patente, abgekürzt InfoMaPa, vor, durch das die administrativen Abläufe abgewickelt werden sollen.

Seine Vorstellung des Systems beschreibt er wie folgt.

Projektvorschlag: Projektziele und Systemvorstellungen

Das System InfoMaPa ist notwendig, um die administrativen Aufgaben zu erledigen, die durch die Gründung einer hochschulinternen Marken- und Patentverwaltung (MaPaTUM) anfallen.

Als Alternative könnte man sich eine auf Aktenordnern und Papierdokumenten basierende Verwaltung vorstellen, die günstiger in der Anschaffung wäre, aber erheblich mehr Personalaufwand benötigte. Bei vielen Anträgen kann die Papierflut kaum noch bewältigt werden. Außerdem ist die Transparenz zur Öffentlichkeit kaum realisierbar.

InfoMaPa wird allen Mitgliedern der Hochschule zur Verfügung stehen.

Es handelt sich um ein Informationssystem, das auf einer Datenbank basiert und auf allen Rechnern innerhalb der Hochschule läuft. Bis dato gibt es an keiner deutschen Hochschule ein vergleichbares Verfahren.

Das System wird

die Erstellung von Marken- und Patentanträgen,
die Prüfung von Marken- und Patentanträgen durch die MaPaTUM,
die Zurückweisung von Marken- und Patentanträgen durch die MaPaTUM,
die Beantragung von Marken und Patenten beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) durch die MaPaTUM und
die Verwaltung von Marken und Patenten

unterstützen. Für jede anzumeldende Marke beziehungsweise jedes zu beantragende Patent wird eine elektronische Akte mit Daten angelegt, geprüft und gegebenenfalls per Fax an das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) weitergeleitet.

Alle vorhandenen Akten werden in einem elektronischen Auskunftssystem der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Das System InfoMaPa muss benutzerfreundlich und zuverlässig sein. Jeder Mitarbeiter der TU München soll es ohne große Einarbeitungszeit einfach nutzen können.

Da die Akzeptanz der Benutzer entscheidend ist, empfiehlt sich die Aufteilung des Projektes in sukzessive durchzuführende Projektstufen. Im Erfolgsfall, das heißt, wenn das neue System bei den Anwendern auf Zustimmung stößt, viel genutzt wird und sich rechnet, werden die weiteren Projektstufen angestoßen.

Zentrales Erfolgskriterium dieses Systems ist demnach, dass möglichst alle Mitarbeiter InfoMaPa nutzen und möglichst viele erfolgversprechende Patente und Marken beantragt werden.

Der Projektleiter Dr. Odysseus komplettiert den Projektvorschlag , indem er sich weitere Chancen und Risiken überlegt und sich im Zuge dessen auch über die Wirtschaftlichkeit Gedanken macht, wobei der Nutzenaspekt nicht vergessen werden darf.

Die Finanzierungsfrage hat er zwar schon mit dem Verwaltungsangehörigen der MaPaTUM Herrn Dipl. Ing. Platon geklärt. Dennoch steht ihm kein unbeschränktes Budget zur Verfügung und der Verwaltungsrat muss dem Projektvorschlag erst noch zustimmen. Um dem Verwaltungsrat die Entscheidung zu erleichtern, plant Dr. Odysseus eine Projektdurchführung in drei Projektstufen, von denen vorerst nur die erste finanziert werden muss. Für diese drei Projektstufen schätzt er den Aufwand aus dem Bauch heraus, um dem Verwaltungsrat ein Gefühl für die Größe des Projektes zu geben.

Projektvorschlag: Planung

Das Projekt InfoMaPa wird in drei Projektstufen untergliedert und fügt sich wie in der Abbildung dargestellt in die Hochschulorganisation ein.

Die MaPaTUM entscheidet für das Gesamtprojekt InfoMaPa wie auch während der Projektstufen über den Fortschritt.

* Das Budget wurde im Rahmen einer Grobschätzung ermittelt und ist mit einem Unsicherheitsfaktor von ± 60% behaftet.

Die hier aufgelisteten Ressourcen sind am Lehrstuhl IV der TU München vorhanden.

Personal zur Systementwicklung kann nicht bereitgestellt werden. Daher wird durch eine öffentliche Ausschreibung ein potenzieller Auftragnehmer gefunden. Die Durchführung dieser Ausschreibung, die Begleitung des Auftragnehmerprojektes und die Abnahme des erstellten Systems werden von oben genanntem Projektteam der TUM durchgeführt und vom Management der MaPaTUM überwacht.

Diesen Projektvorschlag schickt der Projektleiter Dr. Odysseus in schriftlicher und elektronischer Form an den Verwaltungsangehörigen Herrn Dipl. Ing. Platon zur Prüfung. Herr Dipl. Ing. Platon hat sich mittlerweile um die Besetzung des Lenkungsausschusses für das Projekt gekümmert. Einige Mitglieder der Hochschulverwaltung haben sich in Gesprächen an der Idee eines Systems zur Beantragung von Marken sehr interessiert gezeigt.