In der Aktivitätsgruppe Planung und Steuerung werden alle planenden und steuernden Aktivitäten zusammengefasst, die über den gesamten Projektlebenszyklus wiederholt ausgeführt werden müssen.
Abbildung 5: Regelkreisprinzip
Abbildung 5 verdeutlicht den iterativen Charakter des Projektmanagements in Form eines Regelkreisprinzips. Das Projekt wird entsprechend der Soll-Vorgaben der Planung durchgeführt. Im Rahmen der Kontrolle wird der Projektfortschritt regelmäßig dem geplanten Soll gegenübergestellt. Dabei werden Risiken analysiert. Der Soll/Ist-Vergleich und die Risikoanalyse fließen dann in die Projektstatusberichte ein. Durch steuernde Maßnahmen wird Einfluss auf die Projektdurchführung genommen und die geplanten Soll-Vorgaben werden bei Bedarf modifiziert. Ziel ist es, das magische Dreieck aus Zeit, Kosten und Qualität zu optimieren. Dabei müssen das konkrete Ziel des Projekts berücksichtigt Randbedingungen eingehalten werden.
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