Breiteneinführung durchführen

Die Prozessverbesserung kann organisationsweit in der Breite durchgeführt werden, wenn die Prozessbestandteile des Produkts Organisationsspezifisches Vorgehensmodell nach der Pilotierung einen einsetzbaren, getesteten und akzeptierten Zustand erreicht haben. Zeitplan und Ressourcen sowie Vorgehen für die Breiteneinführung wurden bereits im Realisierungskonzept beschrieben.

Bei der Breiteneinführung können verschiedene Vorgehensweisen und Ansätze gefahren werden, die im Realisierungskonzept beschrieben sind. Dabei kann der Prozess top-down (Start von der obersten Hierarchieebene der Organisation nach unten) oder just-in-time (Start Projekt für Projekt, wenn ein geeigneter Zeitpunkt im Life-Cycle erreicht ist) umgesetzt werden. Das die Verbesserungsmöglichkeiten und die organisatorischen Anforderungen am besten abdeckende Vorgehen sollte gewählt werden.

Zur Breiteneinführung gehören folgende Schritte:

• Kommunikation und Einbettung in die Organisationsstruktur
• Kickoff
• Schulungen der Mitarbeiter
• Betreuung während der Breiteneinführung.

Wie die Pilotierung startet die Prozessimplementierung beziehungsweise Breiteneinführung mit einem Kickoff als wichtigem Bestandteil. Generell sind Kommunikationsmaßnahmen entscheidend für die erfolgreiche und dauerhafte Prozessverbesserung. Das Kommunikationskonzept ist bereits im Realisierungskonzept beschrieben

Anhand des Realisierungskonzeptes sind Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter der Verbesserungsprojekte zu planen, in den Ausbildungsplan einzuarbeiten und durchzuführen.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der erfolgreichen Umsetzung der Prozessverbesserung in die Projektpraxis ist das Coaching (Betreuung). Das Coaching begleitet die operativen Projekte während ausgewählter Phasen (zum Beispiel Projektinitialisierung) oder während des gesamten Projektes. Dabei ist das Vorgehen zu unterstützen, zu betreuen und bei kritischen Situationen ist Hilfestellung zu leisten. Das Vorgehen orientiert sich dabei an der vorher erarbeiteten und pilotierten Prozessbeschreibung und umfasst die Unterstützung bei der Anwendung neuer Verfahren, die Erstellung von Dokumenten aus Templates, den Einsatz von Werkzeugen oder die Teilnahme an Besprechungen. Das Coaching kann auf verschiedene Weisen durchgeführt werden, zum Beispiel als part-time Consulting oder als full-time Mitarbeit im operativen Projekt.

Eines der wesentlichen Ziele des Coachings ist - neben der Projektunterstützung - eine umfassende und zur Schulung ergänzende Wissensvermittlung, damit der Umfang des Coaching im Projektverlauf sinken, das Projekt die Prozesstechniken selbstständig anwenden und dadurch eine dauerhafte Anwendung der Prozessverbesserung sichergestellt werden kann. Dies geschieht auch durch die aktive Einbindung von Projektmitarbeitern in das Verbesserungsprojekt, die dann später als Ansprechpartner für ihre Kollegen zur Verfügung stehen und als Multiplikatoren für die Prozessverbesserungen dienen. Weiterhin sollen die Projektmitarbeiter dadurch ermutigt werden, durch aktive Mitgestaltung die Prozessverbesserungsthemen weiter voranzubringen.