Funktionale Anforderungen erstellen

Für die Erstellung des Themas Funktionale Anforderungen sind Geschäftsprozesse zu analysieren, funktionale Anforderungen zu erfassen und zu beschreiben und die Anforderungen in Form von Use-Cases darzustellen. Diese Aktivitäten werden im Folgenden beschrieben.

Analyse der unterstützten Geschäftsprozesse

Zur Analyse der Geschäftsprozesse empfiehlt es sich, eine Klassifikation der Anforderungen vorzunehmen. So kann zum Beispiel in das Anwendungssystem, die Geschäftsprozesse, das Nutzungssystem oder die einzelnen Arbeitsprozesse unterschieden werden.

In einem Top-Down-Ansatz sind - ausgehend von den übergreifenden Unternehmensprozessen - die einzelnen Geschäftprozesse zu definieren und so darzustellen, dass erkennbar wird, welche daraus vom neuen System unterstützt werden sollen. Es sind die Geschäftsprozesse möglichst vollständig zu beschreiben, um eine Einordnung des Systems in die bestehende betriebliche Ablauforganisation zu ermöglichen, selbst wenn das System nur Ausschnitte der Prozesse unterstützt.

Die Geschäftsprozesse sind zu analysieren und es ist zu entscheiden, ob Optimierungen erforderlich sind. Diese sind möglichst vor Beginn des Projektes zu initiieren und abzuschließen, damit sie als Grundlage zur Analyse und Spezifikation der funktionalen Anforderungen herangezogen werden können. Die Ermittlung der zu unterstützenden Geschäftsprozesse verläuft in folgenden Schritten:

1. Zunächst ist das Ist-System zu analysieren. Dieser Schritt ist optional und insbesondere dann durchzuführen, wenn die Funktionen des zu erstellenden Systems (zum Beispiel einem neu zu entwickelnden System) nur in Teilen oder gar nicht bekannt sind oder wenn Teile eines bestehenden Systems bei der Systemerstellung übernommen werden. Dies gilt auch für Systeme, die neu entwickelt werden sollen und deren Entwicklung extern vergeben wird. Bei der Analyse sind bereits Beschreibungen zum Aufbau, zur Struktur und zu den Schnittstellen des Systems sowie der Umgebung zu erstellen.
2. Ferner ist eine Analyse des Anwendungsbereichs beziehungsweise der Anwendungsdomäne durchzuführen. Dieses Modell dient der Kommunikation zwischen Auftraggeber, Auftragnehmer und Anwender. Es kann in anderen Projekten als Referenzmodell für die Planung von Systemen im gleichen Anwendungsbereich verwendet werden.
3. Schließlich sind Soll-Prozessabläufe zu definieren. Dies erfolgt auf der Grundlage der Ist-Anayse. Zunächst ist bei diesem Schritt zu untersuchen, welche Ereignisse des zu erstellenden Systems die betrachteten Geschäftsprozesse (der Ist-Analyse) beeinflussen und wie diese das System beeinflussen. Zusätzlich sind die Geschäftsprozesse in Arbeitsprozesse zu zerlegen und mit den betroffenen Personen abzustimmen, neu zu spezifizieren und zu dokumentieren. Anschließend ist zu bewerten, welche der spezifizierten Soll-Prozesse in das zu erstellende System zu übernehmen sind und welche Änderungen ggf. an bestehenden Systemteilen erforderlich sind. Ferner ist zu beurteilen, welche Arbeitsabläufe im bestehenden System durch das neue System geändert werden dürfen.

Erfassen und Beschreiben der funktionalen Anforderungen in Textform

Die funktionalen Anforderungen werden nach vorbereitenden Untersuchungen erfasst und in Textform beschrieben. Im ersten Schritt ist das Problemfeld aufzubereiten und die Erfassung der Anforderungen organisatorisch und technisch vorzubereiten, zum Beispiel durch

• Analyse von Systemdokumenten und Marktstudien,
• Ermitteln von speziellem Wissen im Geschäftsbereich,
• Vorbereiten und Testen von Fragebögen,
• Informieren der Beteiligten über einzusetzende Hilfsmittel, wie zum Beispiel
  • eine Schablone für die textuelle Beschreibung der Anforderungen,
  • ein Schema zur Kurzbeschreibung einer Anforderung in einem Satz mit Musterbeispielen,
  • die anzuwendenden Qualitätskriterien für Anforderungen (Qualitätsattribute nach ISO-Norm 9126) und
  • einen Stilratgeber für die Formulierung von Anforderungen.

Bei der Ermittlung der Anforderungen gibt es keine einheitliche Technik, die für alle Anforderungen in einem Projekt geeignet ist. Bei der Auswahl der Ermittlungstechnik spielt insbesondere der Detaillierungsgrad der Anforderungen eine Rolle. Folgende Ermittlungstechniken haben sich für Anforderungen bewährt:

• Kreativitätstechniken eignen sich dazu, erste Ideen zu sammeln und eine erste Übersicht über das zu entwickelnde System zu schaffen. Beispiele sind Brainstorming, Metaplan-Technik, Mind-Mapping, Durchführung strukturierter Workshops oder Problemlösungssitzungen.
• Beobachtungstechniken eignen sich dazu, sowohl Anforderungen auf sehr detailliertem Niveau als auch unterbewusste Anforderungen zu ermitteln. Beispiele hierfür sind Feldbeobachtung und Apprenticing ("in die Lehre gehen").
• Befragungstechniken mit Fragebogen, Interviews, eigenen Notizen der Befragten und On-Site-Customer sind zur Ermittlung von Anforderungen beliebiger Detaillierungsgrade geeignet.
• Vergangenheitsorientierte Techniken sind geeignet, um bestehende Lösungen in ein neues System zu integrieren. Es wird die Möglichkeit geschaffen, Erfahrungen aus bereits erfolgreich abgeschlossenen Systementwicklungen wieder zu verwenden.

Bei der Sammlung von Anforderungen in Textform sind die vorher festgelegten Merkmale /Attribute pro Anforderung mit zu erfassen. Alternativ ist eine Beschreibung über grafische Notationen möglich.

Ein Problem bei der Beschreibung sind implizite Annahmen bei den Nutzern und auch bei den Realisierern. Sie entstehen, weil manche Stakeholder Sachverhalte als selbstverständlich und nicht erwähnenswert ansehen, die anderen jedoch unbekannt sind. Diese impliziten Annahmen sind gemeinsam mit den Anwendern zu erarbeiten und aufzuzeigen, da sie häufig wichtige Anforderungen enthalten.

Funktionale Anforderungen in Form von Anwendungsfällen erstellen

Die ermittelten Anforderungen sind letztlich in Form von Anwendungsfällen aufzuschreiben. Dies erfolgt in drei Schritten. Zu Beginn sind Anwendungsfälle zu bestimmen. Anschließend sind Szenarien zu erstellen und schließlich sind die Anwendungsfälle zu beschreiben.

Auf der Basis der bisher geleisteten Vorarbeiten sind vom Anforderungsmanager (AG) und den Nutzern die in Frage kommenden Anwendungsfälle ("Szenarien") zu festzulegen. Grundlage der Festlegung von Anwendungsfällen können die vorher beschriebenen Prozessbeschreibungen sein.

Für notwendige Abstimmungsprozesse zwischen den Beteiligten sind Szenarien zu spezifizieren. Szenarien beschreiben ein System aus der Perspektive möglicher Nutzungssituationen. In gemeinsamen Besprechungen sind die Szenarien für das künftige System und dessen Einsatz zu entwickeln und zu dokumentieren. Zudem muss auf der Basis der vorgelegten Szenarien ein gruppenübergreifendes Verständnis der Interessen, Forderungen und Erwartungen der einzelnen Beteiligten hergestellt werden. Diese Szenarien bilden dann das Ausgangsmaterial für Beschreibungen in Form von Anwendungsfällen. Dabei sollte auch eine Schablone zur Beschreibung des Anwendungsfalls einvernehmlich festgelegt werden (zum Beispiel eventuelle aufgabenspezifische Zusätze zur "Standardschablone").

Anschließend sind die funktionalen Anforderungen an das geplante IT-System für die identifizierten Anwendungsfälle ("Szenarien") zu beschreiben. Hierzu ist eine einheitliche Anwendungsfall-Schablone zu entwickeln, die für die wesentlichen Elemente der Use Cases Templates vorgibt, wie zum Beispiel die primären und sekundären Aktoren, den Ablauf des Anwendungsfalles oder die Vorbedingungen für den Start.